© Ylä-Savon Kiinteistötili Ky/Kiuruveden Kiinteistötili Oy. Kopiointi ehdottomasti kielletty.


[Päivitetty 30.3.2018]


Alla kerromme Kiinteistötilin toiminnasta rekisterinpitäjänä (mitä tietoja keräämme, miksi ja miten), sekä henkilötietojen käsittelijänä (asiakkaiden toimeksiannosta tehtävien tietojen kerääminen ja käsittely).


Henkilötietoja ovat kaikki ne tiedot, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa: nimi, osoite, puhelinnumero & sähköpostiosoite. Meidän on käsiteltävä henkilötietojasi, jotta voimme palvella isännöinti- ja kirjanpitoasiakkaitamme. Antamalla meille henkilötietosi hyväksyt tämän tietosuojakäytäntömme. Jos et suostu tähän, älä käytä Kiinteistötilin nettisivustoa äläkä anna henkilötietojasi.


Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa: Niina Kämäräinen, niina.kamarainen(a)kiinteistotili.fi.

 

KIINTEISTÖTILI TIETOJEN KÄSITTELIJÄNÄ
Kiinteistötili tarjoaa isännöinti- sekä tilitoimistopalveluita. Näihin palveluihin liittyy asiakkaiden tietojen käsittelemistä. Käsittelyn tarkoituksen määrittävät asiakkaamme. Tällöin rekisterinpitäjänä toimii asiakasyritys, ja Kiinteistötili toimii tietojen käsittelijänä. Käsittelemme tietoja asiakkaan antamien ohjeiden mukaisesti. Toimiessaan tietojen käsittelijänä, Kiinteistötili noudattaa tietosuojalainsäädännön mukaisesti asiakkaan kanssa tehtyä tietojenkäsittelysopimusta.

Asiakas on antanut suostumuksensa ja takaa, että asiakas on oikeutettu siirtämään tiedot Kiinteistötiliin käsiteltäviksi ja että asiakas vastaa tietojen oikeellisuudesta.
Toimiessaan tietojen käsittelijänä Kiinteistötili on velvollinen ryhtymään teknisiin ja organisatorisiin tietoturvatoimenpiteisiin yksityisyyden suojaamiseksi rekisterinpitäjänä toimivan asiakkaan puolesta. Tietojen käsittelijänä Kiinteistötili ei käsittele henkilötietoja muulla kuin rekisterinpitäjän kanssa tehdyssä sopimuksessa oikeutetulla tavalla


KIINTEISTÖTILI REKISTERINPITÄJÄNÄ
Kiinteistötili toimii rekisterinpitäjänä henkilötiedoille, jotka keräämme vuokra-asuntojen hakijoista, työntekijöistämme sekä työnhakijoista.


MIKSI KÄSITTELEMME HENKILÖTIETOJASI?
Tietojen käsitteleminen on tarpeen asiakassuhteiden hoitamiseksi. Käsittelemme henkilötietojasi vapaaehtoisen suostumuksesi perusteella. Annat suostumuksesi lähettäessäsi meille tietosi. Koska suorittamamme henkilötietojen käsittely ei ole sinulle haitaksi, emme pyydä erillistä suostumustasi.


MITEN KERÄÄMME HENKILÖTIETOJASI?
Isännöintipuolella voimme kerätä tietojasi asunto-osakkeen kauppakirjasta, vuokrasopimuksesta, sähköisestä tai paperisesta muuttoilmoituslomakkeesta sekä sähköisestä ja paperisesta vuokra-asuntohakemuslomakkeesta. Tietoja voidaan kerätä myös Väestörekisteristä ja Luottotietorekisteristä. Lisäksi tietoja voidaan päivittää asiakkaan ilmoituksen perusteella.
Kiinteistötili tarjoaa myös taloushallinnon palveluita. Mikäli olet kirjanpitoasiakkaamme palveluksessa, saamme henkilötietosi työnantajaltasi. Voimme kerätä henkilötietojasi myös siinä tilanteessa, että otat yhteyttä nettisivumme kautta.

 

MITÄ HENKILÖTIETOJA KÄSITTELEMME?
Asiakassuhteen hoitaminen edellyttää, että asukasrekisteriin on merkitty seuraavat tiedot: asukkaan nimi ja huoneistonumero, henkilötunnus (syntymäaika), puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, pankkiyhteystieto, muuttopäivämäärä, vuokrasopimustiedot, vuokravakuustiedot, vastikkeen/vuokran maksutiedot sekä tiedot vesi-, autopaikka-, sauna- ja pesutupamaksuista. Samassa osoitteessa asuvien henkilöiden lukumäärä sekä henkilötunnukset.


Palkanlaskennassa tarvitsemme ainakin seuraavia tietoja: nimi, henkilötunnus, yhteystiedot (osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite), pankkiyhteystieto sekä työsuhteen alkamisajankohta.


Kiinteistötili ei käsittele arkaluontoisia henkilötietoja.

 

TARKASTUSOIKEUS & KORJAUSTEN TEKEMINEN
Tarkastus- ja oikaisupyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tässä tietosuojaselosteessa määritellylle rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Tarkastuspyyntöihin vastaamme viiden (5) työpäivän kuluessa.

 

MITEN LUOVUTAMME HENKILÖTIETOJASI?
Rekisterinpitäjänä/käsittelijänä emme myy tai siirrä tietojasi ulkopuolisille osapuolille. Tämä ei sisällä luotettuja kolmansia osapuolia, jotka auttavat meitä liiketoimintamme suorittamisessa, mutta myös näiden osapuolten on pidettävä tiedot luottamuksellisina.

 

OIKEUS KIELTÄYTYÄ MARKKINOINTIVIESTINNÄSTÄ
Emme käytä henkilötietojasi markkinointiviestintään.

 

MITEN SUOJAAMME HENKILÖTIEDOT?
Järjestelmämme ovat suojatut palomuureilla sekä virustorjuntaohjelmilla. Rekisterin käyttö on suojattu henkilökohtaisin käyttäjätunnuksin ja salasanoin. Käyttäjiä sitoo salassapitovelvollisuus. Rekisteriin pääsy on ainoastaan Kiinteistötilin työntekijöillä ja atk-tuellamme. Paperilomakkeet säilytetään lukollisissa kaapeissa valvotuissa tiloissa.

 

MITEN PITKÄÄN SÄILYTÄMME HENKILÖTIETOJA?
Kiinteistötili säilyttää henkilötietojasi vain niin pitkään kuin niitä tarvitaan niiden ilmoitetuissa käyttötarkoituksissa.
Voimme säilyttää henkilötietojasi kohtuullisen ajan yhteydenottosi jälkeen. Kun keräämiämme tietoja ei enää tarvita, tuhoamme/poistamme ne kolmen (3) kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä.

 

ALIHANKKIJAT
Jos alihankkijoita käytetään, Kiinteistötili tekee niiden kanssa tietojenkäsittelysopimuksen, jotta yksityisyytesi suojataan ja asiakkaille annetut sitoumukset täytetään.

 

SELOSTEESEEN TEHTÄVÄT MUUTOKSET
Voimme tarvittaessa tehdä päivityksiä tietosuojaperiaatteisiimme. Suosittelemme lukemaan tämän dokumentin säännöllisesti.