Isännöitsijätoimiston puhelin soi. Toisessa päässä on ihminen, jonka hanaa vuotaa, naapurin parveketupakointi ärsyttää tai vastikelasku on hukassa. Tilanne on usein latautunut, sillä kyse on kodista – paikasta, joka on meille useimmille se kaikista tärkein.
Tunnekuohun vallassa voi olla vaikea muistaa, että tiskin tai puhelimen toisella puolella on ammattilainen, jonka tehtävä on auttaa. Hyvät käytöstavat ja asiallinen viestintä ovat tehokkain tapa varmistaa, että asia etenee.
Asiakaspalvelun ammattilaisina me isännöinnissä olemme tottuneet olemaan sijaiskärsijöitä. Ymmärrämme, että kun postilaatikosta kolahtaa iso vesilasku tai putkirikko yllättää, pinna kiristyy. Isännöitsijä tai asiakaspalvelija ei kuitenkaan yleensä ole syypää ongelmaan. Me olemme täällä ratkaisemassa sitä. Huutaminen tai epäasiallinen kielenkäyttö harvoin pienentää vesilaskua tai nopeuttaa putkimiehen tuloa – päinvastoin, se vie energiaa itse asian selvittämiseltä.
Miten asiat sitten hoituvat parhaiten?
Ensinnäkin, valmistaudu ja tarkasta. Tarkasta sinulle tullut lasku, lue tulleet tiedotteet. Todennäköisesti asia selviää jo tällä. Vikailmoitukset kannattaa tehdä suoraan huoltoyhtiölle. Jos kuitenkin haluat tehdä vikailmoituksen isännöitsijätoimiston kautta, kerro selkeästi osoite ja ilmennyt vika. Tämä säästää molemminpuolista aikaa ja vähentää turhaa viestittelyä.
Toiseksi, kunnioitetaan toistemme aikaa. Isännöitsijätoimiston päivä on usein pirstaleinen: on kokouksia, katselmuksia ja lakisääteisiä velvoitteita. Jos asiasi ei vaadi välitöntä hoitamista, lähetä sähköpostia tai sovi tapaamisesta etukäteen. Osa asioista ja työtehtävistämme on sellaisia, joihin meidän täytyy paneutua rauhassa ilman puhelinkeskustelun keskeytystä. Kolmanneksi, kuuntele vastaukset ja kunnioita niitä. Monilla asioilla on tietyt käsittelyajat ja lakisääteiset prosessit, joita meidän on noudatettava. Kiireellisissä hätätilanteissa toimitaan nopeasti, mutta moni hallinnollinen asia vaatii valmistelua ja päätöksentekoa.
Hyvät tavat eivät ole vain kohteliaisuutta; ne ovat sujuvan arjen edellytys. Pieni kiitoksensana hoidetusta asiasta tai rauhallinen sävy reklamaatiota tehdessä tekee kaikkien päivästä paremman. Palaute onnistuneesta palvelusta on harvinaista mutta hyvin palkitsevaa asiakaspalvelijalle.
Lopulta kyse on kumppanuudesta. Taloyhtiö on osakkaidensa omistama yhteisö, ja isännöitsijätoimisto on sen palkkaama asiantuntija. Kun kohtaamme toisemme arvostavasti, silloinkin kun taloyhtiö muistaa sinua perintäkirjeellä, rakennamme samalla parempaa asumisviihtyvyyttä.
Pidetään siis huolta kodista, mutta pidetään huolta myös siitä, miten puhumme toisillemme. Se on sijoitus, joka maksaa itsensä takaisin jokaisessa kohtaamisessa.
– Tiina Männikkö, isännöitsijä ITS IEAT
#aidostipaikallinen
#kotimaistaisännöintiä
#isännöitsijä #tilitoimisto
#iisalmi #kiuruvesi
#kauppalehtimenestyjät
#annameidänhuolehtiaarvokkaimmastaomaisuudestasi
#kiinteistötilintiimi #parhaattyypit